Event Organizer
Ngatur banyak project event bareng-bareng sering bikin keuangan kececer? Upgrade ke sistem Web Appscript atau Website — dari project, cashflow, invoice, sampai vendor & pajak kelacak rapi dalam satu sistem.
waktunya update sistem
Menyesuaikan dengan kompleksitas operasional Event Organizer
Makin banyak project jalan bareng, vendor nambah, invoice & penagihan numpuk, dan pencatatan pun makin kompleks. Tapi pengambilan keputusan tetap harus cepat dan akurat. Dengan sistem web, sistem kamu bisa :
Owner, finance, PIC project akses bareng. Tiap input langsung kebaca yang lain.
PIC cuma lihat project-nya sendiri, owner lihat semuanya. Aman.
Lagi di venue pun tinggal buka HP. Nggak perlu balik ke kantor.
Nggak ngetik di sel. Isi form yang rapi, minim salah ketik.
Kita bahas
Solusi nya Case by Case
Gambaran teknis-teknis yang sering kejadian di bisnis Event Organizer, diambil dari pengalaman-pengalaman EO lain.
1 PENDATAAN PROJECT
Apa aja yang di catat di project event?
Tiap project disimpan lengkap: klien, nilai kontrak, budget, sampai progresnya. Jangka pendek, kita dapat membuat reminder mengenai status project. Jangka panjang jadi bahan analisa project mana yang paling profit dan bagaimana cara nya.
- Analisa jumlah & nilai project per periode.
- Riwayat klien, kontrak, dan budget tersimpan rapi.
2 KEUANGAN PROJECT
Seluruh pencatatan pengeluaran masih di gabung?
Tiap pengeluaran — vendor, sewa alat, konsumsi, fee crew — langsung ke-tag ke project-nya. Jadi laba-rugi per project kebaca jelas, semua nya di breakdown per satu project.
- Perhitungan profit per project terekap dengan jelas by data.
- Semua biaya ke-akumulasi otomatis per project.
3 INVOICE & PENAGIHAN
Invoice dan kirim pengagihan masih manual?
Invoice ke klien dibuat otomatis, nomor & nominal kehitung sendiri. Status penagihan tiap termin tertandai — mana yang udah bayar, pending, atau telat.
- Invoice tinggal generate, gak bikin dari nol tiap klien.
- Termin yang lewat tanggal langsung jadi notifikasi
- Jadwal tagihan ke klien maupun vendor jelas.
4 REIMBURSEMENT
Susah atur reimbursement setiap event?
Pengajuan reimburse crew/PIC masuk lewat form beserta bukti, lalu lewat alur approval yang jelas. Gak ada lagi nota tercecer atau klaim yang gak ketahuan statusnya.
- Tiap pengajuan ada bukti & status approval-nya.
- Reimburse otomatis masuk ke biaya project terkait.
5 HASIL AKHIR
Rekapan udah lengkap, lalu apa ?
Seluruh pencatatan tadi terakumulasi otomatis sesuai periode dan per project — cashflow, invoice, pajak, sampai laba-rugi — semua termonitor dalam 1 panel.
- Cek dashboard, lihat progress semua project tanpa buka satu-satu.
- Keputusan bisnis makin clear, by data, tanpa perasaan lagi.
- Owner bisa makin fokus garap project besar dan ngurangin kerjaan minor.
← Geser untuk lihat case lainnya →
1 LANGKAH 1
Masuk sesuai peran
Owner, finance, atau PIC project masuk pakai akunnya sendiri. Begitu login, hak aksesnya langsung ke-set sesuai perannya.
- Hak akses ke-set otomatis sesuai peran.
2 LANGKAH 2
Buat project event
Tiap project dicatat lengkap: klien, nilai kontrak, budget, sampai progresnya — jadi pusat semua pencatatan.
- Data project, klien & budget tersimpan rapi.
3 LANGKAH 3
Kelola cashflow
Arus kas masuk/keluar kelacak rapi dan ke-tag per project — ketahuan project mana yang sehat.
- Cashflow ke-tag per project otomatis.
4 LANGKAH 4
Terbitkan invoice & tagih
Invoice ke klien dibuat otomatis, nomor & nominal kehitung sendiri; status tiap termin ketandai.
- Invoice tinggal generate, termin kelacak.
5 LANGKAH 5
Catat pengeluaran project
Tiap pengeluaran — vendor, sewa alat, konsumsi, fee crew — langsung ke-tag ke project-nya.
- Semua biaya ke-akumulasi per project.
6 LANGKAH 6
Proses reimburse crew
Pengajuan reimburse crew/PIC masuk lewat form + bukti, lewat alur approval yang jelas dan terlacak.
- Reimburse otomatis masuk biaya project.
7 LANGKAH 7
Kelola vendor & berkas
Database vendor lengkap plus simpan kontrak, SPK, quotation — semua di satu tempat, gampang dicari.
- Vendor & berkas project rapi di satu tempat.
8 LANGKAH 8
Pantau semua di dashboard
Semua pencatatan tadi terakumulasi otomatis jadi dashboard — cashflow, invoice, pajak, sampai laba per project, satu layar.
- Ambil keputusan dari 1 panel ringkas.
← Geser untuk lihat tahapan lainnya →
Akses bertingkat
Tiap peran punya tingkatan aksesnya sendiri
Satu sistem, dengan batasan penting mengenai data.
- Monitoring seluruh project & keuangan
- Laba/rugi per project & arus kas global
- Track activity web
- Atur batasan akses akun lain
- Kelola cashflow, invoice & penagihan
- Rekap pajak per transaksi
- Approval reimburse crew
- Kelola data vendor & berkas
- Lihat budget & progres project sendiri
- Input pengeluaran project
- Ajukan reimburse + upload bukti
- Akses berkas & vendor project-nya
← Geser untuk lihat peran lainnya →
kendala Sistem
Yang sering kejadian, dan bisa kami antisipasi
Flexibilitas sistem yang sudah dipikirikan dengan detail dari pengalaman.
Ganti PIC project baru?
Tinggal bikin akun baru buat PIC, nonaktifin yang lama. Semua data project & histori aman, nggak ikut kehapus.
Takut data bocor?
Sistem hosting mandiri dan penerapan security yang maksimal sudah di terapkan pada tahap development.
Merasa rumit dengan penggunaan?
Setiap alur telah memiliki depedensi yang jelas, dan saling berkaitan. Kami menyiapkan pelatihan penggunaan agar sistem dapat digunakan dengan maksimal.
Pilih Versi
Dua opsi sistem, pilih yang paling sesuai
Pembeda yang signifikan hanya di storage dan pengembangan jangka panjang. Pilih sesuai dengan kondisi operasional bisnis kamu saat ini.
Web Appscript
Cocok untuk jangka pendek.
- Tanpa Hosting dan Domain
- Basis data Spreadsheets
- kapasitas ±50–100 MB
- Login bertingkat (3 role)
- Tanpa biaya langganan
- Akses dari HP & laptop
- 1 jam zoom pendampingan 2×
- Free penyesuaian minor
Website
Cocok untuk jangka panjang
- Domain .com
- Gratis hosting + domain tahun pertama
- Database SQL · kapasitas 10 GB
- Login bertingkat (5 role)
- Buku panduan pemakaian
- 3x zoom pendampingan
- Maintenance prioritas
- Bonus 1 halaman landing page
Masing-masing fitur dan batasan dapat di sesuaikan kembali dengan kebutuhan anda. Diskusikan lebih lanjut via whatsapp.
Gak cuma konsep
Tapi udah dipakai atur event beneran
Dari yang pakai versi Webapp sampai yang pakai Website — ini cerita mereka.
Dulu keuangan tiap project kececer di banyak file. Sekarang tinggal buka, laba-rugi per acara langsung kelihatan. Gak nebak lagi di akhir.
Agung
★★★★★ · EO wedding · Webapp
Yang paling kebantu bagian penagihan. Termin yang telat langsung ketandai, jadi nggak ada invoice klien yang kelewat ditagih.
Novita
★★★★★ · EO corporate · Website
Reimburse crew dulu ribet banget, nota kececer. Sekarang semua masuk lewat form + bukti, approval-nya jelas tinggal cek di sistem.
Rizky
★★★★★ · EO 8 crew · Webapp
Ambil versi website karena mau ada domain sendiri + bisa simpan kontrak & SPK rapi. Kelihatan lebih meyakinkan ke klien.
Dian
★★★★★ · EO & production · Website
Pegang beberapa project bareng tiap bulan, sekarang semua kelihatan dalam satu dashboard. Nggak perlu bolak-balik cek satu-satu.
Fara
★★★★★ · EO event kampus · Webapp
Dulu keuangan tiap project kececer di banyak file. Sekarang tinggal buka, laba-rugi per acara langsung kelihatan. Gak nebak lagi di akhir.
Agung
★★★★★ · EO wedding · Webapp
Yang paling kebantu bagian penagihan. Termin yang telat langsung ketandai, jadi nggak ada invoice klien yang kelewat ditagih.
Novita
★★★★★ · EO corporate · Website
Reimburse crew dulu ribet banget, nota kececer. Sekarang semua masuk lewat form + bukti, approval-nya jelas tinggal cek di sistem.
Rizky
★★★★★ · EO 8 crew · Webapp
Ambil versi website karena mau ada domain sendiri + bisa simpan kontrak & SPK rapi. Kelihatan lebih meyakinkan ke klien.
Dian
★★★★★ · EO & production · Website
Pegang beberapa project bareng tiap bulan, sekarang semua kelihatan dalam satu dashboard. Nggak perlu bolak-balik cek satu-satu.
Fara
★★★★★ · EO event kampus · Webapp